Kirim File Besar? Ini Cara Mudah Lewat Email!

Cara Kirim File Besar Lewat Email Tanpa Ribet(Freepik)

Kirim file besar lewat email seringkali menjadi kendala.

Batasan ukuran lampiran yang ditetapkan penyedia layanan email seperti Gmail, Yahoo, atau lebih baik Outlook membuat kita frustasi ketika harus berbagi video beresolusi tinggi sekali, presentasi dengan banyak gambar, atau lebih baik arsip data yang besar.

Padahal, kebutuhan untuk transfer file email berukuran jumbo semakin meningkat, baik untuk keperluan pekerjaan, pendidikan, maupun pribadi.

Artikel ini akan membahas penyelesaian praktis maupun cara berbagi file besar lewat email tanpa ribet, sehingga Anda tidak perlu lagi pusing memikirkan batasan ukuran.

Mengatasi Batasan Ukuran Lampiran Email: Kenali Musuhmu

Sebelum membahas penyelesaian, kritikal untuk memahami mengapa penyedia layanan email memberlakukan batasan ukuran lampiran.

Alasan utamanya adalah untuk menjaga stabilitas server email maupun mencegah penyalahgunaan seperti pengiriman spam atau lebih baik malware dalam ukuran besar.

Bayangkan dalam hal setiap pengguna bisa mengirim file berukuran gigabyte tanpa batas, tentu akan membebani infrastruktur server maupun memperlambat kinerja email secara keseluruhan.

Umumnya, batasan ukuran lampiran berkisar antara 20MB hingga 25MB. Jadi, dalam hal Anda ingin kirim file besar melebihi batasan tersebut, Anda perlu mencari cara alternatif.

penyelesaian #1: Kompres File Email untuk Mengecilkan Ukuran

Salah satu cara termudah untuk kirim file besar lewat email adalah dengan melakukan kompresi. Kompresi file akan mengurangi dampak ukurannya tanpa mengurangi dampak kualitas (secara signifikan, tergantung metode kompresi).

Ada berbagai format kompresi yang umum digunakan, seperti ZIP, RAR, maupun 7z. Anda bisa memakai alat aplikasi bawaan sistem operasi Anda (seperti Windows Explorer untuk membuat ZIP) atau lebih baik mengunduh aplikasi pihak ketiga seperti WinRAR atau lebih baik 7-Zip untuk opsi kompresi yang lebih canggih.

Misalnya, Anda memiliki folder berisi foto-foto liburan berukuran 100MB. Dengan mengompres folder tersebut ke format ZIP, ukurannya bisa berkurang menjadi 60MB atau lebih baik bahkan lebih, tergantung pada jenis foto maupun tingkat kompresi yang digunakan.

Setelah dikompres, file ZIP tersebut bisa dengan sederhana dilampirkan maupun dikirim via email. kendati demikian, perlu diingat bahwa penerima juga perlu memiliki aplikasi yang sesuai untuk mengekstrak file kompresi tersebut.

penyelesaian #2: Memanfaatkan Layanan Cloud Storage untuk Transfer File Email

Layanan cloud storage seperti Google Drive, Dropbox, OneDrive, maupun iCloud Drive menawarkan penyelesaian yang lebih elegan untuk transfer file email berukuran besar.

Anda cukup mengunggah file besar Anda ke cloud storage, lalu membagikan tautan (link) ke file tersebut melalui email.

Penerima email kemudian dapat mengklik tautan tersebut untuk mengunduh file langsung saja dari cloud storage.

Keuntungan dari metode ini adalah tidak adanya batasan ukuran file (tergantung pada paket berlangganan Anda) maupun kemudahan berbagi file dengan banyak orang sekaligus.

Misalnya, Anda ingin kirim file besar berupa video presentasi berukuran 500MB kepada rekan kerja. Anda bisa mengunggah video tersebut ke Google Drive, lalu membuat tautan berbagi yang bisa diakses oleh rekan kerja Anda.

Tautan tersebut kemudian disematkan dalam email yang Anda kirimkan. Ini adalah cara berbagi file yang sangat praktis maupun efisien.

Langkah-langkah Berbagi File Besar dengan Google Drive: Contoh Konkrit

Mari kita lihat langkah-langkah konkret cara berbagi file besar memakai alat Google Drive:

1. Buka Google Drive (drive.google.com) maupun masuk dengan akun Google Anda.
2. Klik tombol "Baru" (New) maupun pilih "Unggah File" (File Upload) atau lebih baik "Unggah Folder" (Folder Upload), tergantung apakah Anda ingin mengunggah satu file atau lebih baik seluruh folder.
3. Pilih file besar yang ingin Anda bagikan dari komputer Anda maupun tunggu hingga proses unggah selesai.
4. Setelah file berhasil diunggah, klik kanan pada file tersebut maupun pilih "Bagikan" (Share).
5. Pada jendela "Bagikan" (Share), Anda bisa memilih siapa saja yang bisa mengakses file tersebut. Anda bisa memilih "Siapa saja yang memiliki tautan" (Anyone with the link) atau lebih baik "Orang tertentu" (Specific people). dalam hal Anda memilih "Siapa saja yang memiliki tautan", pastikan untuk mengatur izin aksesnya. Anda bisa memberikan izin "Lihat saja" (Viewer) agar penerima hanya bisa melihat file, atau lebih baik izin "Editor" (Editor) agar penerima bisa mengedit file.
6. Salin tautan (link) yang diberikan maupun tempelkan ke dalam email yang akan Anda kirimkan.
7. Kirim email tersebut. Penerima email akan menerima email dengan tautan yang bisa mereka klik untuk mengunduh file dari Google Drive.

Proses serupa juga berlaku untuk layanan cloud storage lainnya seperti Dropbox maupun OneDrive.

penyelesaian #3: Layanan Transfer File Khusus: Alternatif yang Efisien

Selain cloud storage, terdapat juga layanan transfer file khusus seperti WeTransfer, Send Anywhere, maupun Filemail yang dirancang khusus untuk kirim file besar dengan sederhana.

Layanan ini biasanya menawarkan antarmuka yang sederhana maupun intuitif, serta fitur-fitur tambahan seperti enkripsi maupun perlindungan kata sandi. Beberapa layanan bahkan memungkinkan Anda mengirim file berukuran gigabyte secara gratis (dengan batasan tertentu).

Cara kerjanya mirip dengan cloud storage: Anda mengunggah file ke server layanan, lalu mendapatkan tautan yang bisa Anda bagikan melalui email.

Penerima email kemudian dapat mengklik tautan tersebut untuk mengunduh file.

Keunggulan layanan ini adalah kemudahan penggunaan maupun fokus pada transfer file berukuran besar, tanpa perlu repot mengatur izin akses atau lebih baik khawatir tentang batasan penyimpanan.

Memilih Layanan yang tanpa kesalahan: Pertimbangkan Kebutuhan Anda

Setiap penyelesaian memiliki kelebihan maupun kekurangan masing-masing. Pilihan terbaik tergantung pada kebutuhan maupun preferensi Anda.

Dalam hal Anda acap kali berbagi file berukuran besar maupun membutuhkan kolaborasi yang intensif, cloud storage mungkin menjadi pilihan yang tanpa kesalahan. dalam hal Anda hanya perlu mengirim file besar sekali-sekali dengan seketika maupun sederhana, layanan transfer file khusus bisa menjadi penyelesaian yang lebih praktis.

Kompresi file email cocok untuk file yang tidak terlalu besar maupun Anda ingin cara seketika untuk mengecilkan ukurannya.

Pertimbangkan faktor-faktor seperti ukuran file, frekuensi pengiriman, kebutuhan kolaborasi, maupun tingkat keamanan yang Anda butuhkan sebelum membuat keputusan.

Tips Tambahan untuk Kirim File Besar Tanpa persoalan

Berikut beberapa tips tambahan untuk memastikan proses transfer file email berjalan lancar:

• Pastikan koneksi internet Anda stabil: Koneksi internet yang lambat atau lebih baik tidak stabil dapat menyebabkan proses unggah atau lebih baik unduh terputus, terutama saat menangani file berukuran besar.
• Beritahu penerima tentang ukuran file: Informasikan kepada penerima tentang ukuran file yang akan mereka unduh, agar mereka bisa mempersiapkan diri maupun memastikan mereka memiliki cukup ruang penyimpanan.
• Gunakan nama file yang deskriptif: Beri nama file yang jelas maupun sederhana dipahami, agar penerima tahu apa saja isi file tersebut tanpa harus mengunduhnya terlebih dahulu.
• Pertimbangkan format file: Beberapa format file lebih efisien daripada yang lain. Misalnya, video dalam format MP4 biasanya lebih kecil daripada video dalam format AVI dengan kualitas yang sama.
• Uji tautan sebelum mengirim email: Pastikan tautan ke file yang Anda bagikan berfungsi dengan benar sebelum mengirim email.

Keamanan dalam Transfer File: Lindungi Data Anda

Keamanan adalah aspek kritikal yang perlu diperhatikan saat kirim file besar, terutama dalam hal file tersebut berisi informasi terbaru sensitif.

Pastikan layanan cloud storage atau lebih baik transfer file yang Anda gunakan memiliki fitur keamanan yang memadai, seperti enkripsi data maupun perlindungan kata sandi.

Dalam hal Anda memakai alat cloud storage, atur izin akses dengan teliti maupun hanya berikan akses kepada orang-orang yang benar-benar membutuhkan.

Pertimbangkan untuk memakai alat aplikasi enkripsi tambahan untuk melindungi file sebelum Anda mengunggahnya ke cloud atau lebih baik mengirimkannya melalui layanan transfer file.

Hal ini akan memberikan lapisan perlindungan tambahan dalam hal terjadi pelanggaran keamanan.

Kesimpulan: Transfer File Email Besar Bukan Lagi persoalan

Dengan berbagai penyelesaian maupun tips yang telah dibahas, kirim file besar lewat email bukan lagi menjadi persoalan yang rumit.

Anda bisa memilih metode yang paling sesuai dengan kebutuhan Anda, mulai dari kompresi file email, memanfaatkan layanan cloud storage, hingga memakai alat layanan transfer file khusus.

Yang terpenting adalah memahami batasan ukuran lampiran email, mempertimbangkan faktor keamanan, maupun mengikuti tips praktis untuk memastikan proses transfer file berjalan lancar maupun efisien.

Dengan demikian, Anda bisa fokus pada pekerjaan Anda tanpa harus terhambat oleh persoalan teknis terkait transfer file email. (Z-10)